Làm việc với Microsoft Office là những công việc quá quen thuộc với sinh viên hay dân văn phòng. Tuy nhiên, để trở thành một master máy tính thì biết thôi là chưa đủ. Bởi lẽ, những thứ cơ bản thì những người xung quanh bạn ai cũng có thể hoàn thành; chỉ hơn nhau về tốc độ. Việc cải thiện tốc độ với các phím tắt giúp chúng ta rút ngắn 5 – 10% trung bình thời lượng công việc, bạn có tin không? Để làm được điều này, Ngọc Thắng sẽ giới thiệu tới bạn tổng hợp 100+ phím tắt đỉnh cao trong Microsoft Word cho mọi phiên bản nhé!
CÁC THỦ THUẬT SỬ DỤNG PHÍM TẮT TRONG WORD ĐỈNH CAO
MỤC LỤC
So với cách làm thủ công, các phím tắt mang lại nhiều lợi ích hơn cho người sử dụng. Đặc biệt với những ai phải xử lý khối lượng lớn văn bản, thì sử dụng phím tắt trong word là cách nhanh và hiệu quả nhất. Để thuận tiện hơn cho các bạn trong việc dùng các phím tắt trong công việc văn phòng, Ngọc Thắng xin liệt kê ra đây một số phím tắt trong Microsoft Word.
1. Chuyển chữ hoa thành chữ thường
Trong Word 2016
Bạn chọn văn bản >> Nhấn fn+ SHIFT + F3 cho đến khi kiểu bạn muốn (chữ thường, CHỮ HOA và Viết Hoa Từng Từ) được áp dụng.
Bạn cũng có thể định dạng văn bản dưới dạng tất cả các chữ hoa nhỏ: Chọn văn bản >> Nhấn Command + SHIFT + K.
Trong các phiên bản Word 2017, 2018, 2019
Để sử dụng phím tắt nhằm thay đổi giữa chữ thường, CHỮ HOA và Viết Hoa Từng Từ. Bạn chọn văn bản >> Nhấn SHIFT + F3 cho đến khi cách viết hoa/thường bạn muốn được áp dụng.
2. Phím tắt tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản trong word
| Ctrl + N | Mở một trang văn bản mới (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + O | Mở file văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + S | Lưu lại văn bản |
| Ctrl + C | Sao chép văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + X | Thực hiện lệnh Cắt nội dung văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + V | Dán nội dung văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + F | Tìm kiếm từ/cụm từ trong văn bản |
| Ctrl + H | Mở hộp thoại thay thế từ/cụm từ trong văn bản |
| Ctrl + P | Mở cửa sổ thiết lập in ấn (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + Z | Quay lại thao tác trước đó. (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + Y | Khôi phục hiện trạng sau khi bạn sử dụng phím tắt Ctrl + Z |
| Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + F4 | Đóng cửa sổ hoặc văn bản đang làm việc |
| Canh lề đoạn văn bản | |
| Ctrl + E | Căn đoạn văn bản ra giữa (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + L | Căn lề trái cho văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + R | Căn lề phải cho văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + M | Đầu dòng thụt vào 1 đoạn |
| Ctrl + T | Thụt đầu dòng từ đoạn thứ 2 trở đi |
| Ctrl + Q | Xóa toàn bộ định dạng căn lề của văn bản |
| Định dạng | |
| Ctrl + B | In đậm chữ/ câu chữ đã bôi đen trong văn bản (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + D | Mở hộp thoại định dạng font chữ (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + I | In nghiêng đoạn văn bản đã được bôi đen. |
| Ctrl + U | Gạch chân văn bản đã bôi đen |
| Ctrl + Mũi tên | Di chuyển qua phải/trái 1 kí tự |
| Ctrl + Home | Lên trên đầu văn bản. |
| Ctrl + End | Thao tác Xuống cuối văn bản nhanh. |
| Ctrl + A | Chọn tất cả văn bản, bôi đen toàn bộ văn bản. (rất hay dùng ✔) |
| Ctrl + Tab | Di chuyển qua thẻ tiếp theo trong hộp thoại. |
| Ctrl + = | Tạo chỉ số dưới (ví dụ CaCO3) |
| Ctrl + F2 | Lệnh xem trước khi in (Print Preview) |
| Ctrl + F3 | Thực hiện cắt một Spike |
| Ctrl + F4 | Lệnh đóng cửa sổ văn bản |
| Ctrl + F5 | Phục hồi kích thước của cửa sổ văn bản |
| Ctrl + F6 | Di chuyển đến cửa sổ văn bản kế tiếp. |
| Ctrl + F7 | Lệnh di chuyển trên Menu hệ thống |
| Ctrl + F8 | Lệnh thay đổi kích thước cửa sổ menu trên hệ thống. |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một trường trống. |
| Ctrl + F10 | Thực hiện phóng to cửa sổ văn bản |
| Ctrl + F11 | Thực hiện khóa một trường. |
| Ctrl + F12 | Thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng với File > Open và Ctrl + O) |
| Ctrl + Backspace | Thực hiện xóa một từ phía trước. |
3. Thao tác với phím CTRL + SHIFT, CTRL + ALT
| Ctrl + Shift + C | Sao chép toàn bộ định dạng vùng dữ liệu |
| Ctrl + Shift + V | Dán định dạng đã sao chép |
| Ctrl + Shift + M | Xóa định dạng của Ctrl + M |
| Ctrl + Shift + T | Xóa định dạng thụt dòng Ctrl+T |
| Ctrl + Shift + Home | Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí hiện tại lên đầu văn bản |
| Ctrl + Shift + End | Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí hiện tại xuống cuối văn bản |
| Ctrl + Shift + -> (mũi tên phải) | Lựa chọn 1 từ phía sau |
| Ctrl + Shift + <- (mũi tên trái) | Lựa chọn 1 từ phía trước |
| Ctrl + Shift + Tab | Thực hiện sau khi thanh menu được kích hoạt dùng để chọn giữa các thanh menu và thanh công cụ |
| Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên | Thực hiện mở rộng vùng chọn theo từng khối |
| Ctrl + Shift +F3 | Thực hiện chèn nội dung cho Spike |
| Ctrl + Shift +F5 | Chỉnh sửa lại bookmark (bộ nhơ đã lưu) |
| Ctrl + Shift +F6 | Di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước |
| Ctrl + Shift +F7 | Cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết |
| Ctrl + Shift +F8 | Thực hiện mở rộng vùng chọn và khối |
| Ctrl + Shift +F9 | Thực hiện ngắt liên kết đến một trường |
| Ctrl + Shift +F10 | Thực hiện kích hoạt thanh thước kẻ đối với Word 2007 trở lên |
| Ctrl + Shift +F11 | Thực hiện mở khóa một trường |
| Ctrl + Shift +F12 | Mở lệnh in (giống với phím tắt Ctrl + P) |
| Ctrl + Shift + = | Tạo chỉ số trên (ví dụ: Cm3) |
| Ctrl + Alt + F1 | Hiển thị thông tin hệ thống nhanh |
| Ctrl + Alt + F2 | Lệnh mở văn bản (giống với phím tắt Ctrl + O) |
4. Thao tác với phím ALT
| Alt + F10 | Khởi động menu lệnh |
| Alt + Spacebar | Hiển thị menu hệ thống |
| Alt + Ký tự gạch chân | Thực hiện chọn hoặc bỏ chọn mục đó. |
| Alt + Mũi tên xuống | Hiển thị danh sách của danh sách sổ xuống. |
| Alt + Home | Về ô đầu tiên của dòng hiện tại |
| Alt + End | Về ô cuối cùng của dòng hiện tại |
| Alt + Page up | Về ô đầu tiên của cột |
| Alt + Page down | Về ô cuối cùng của cột |
| Alt + F1 | Di chuyển đến trường kế tiếp |
| Alt + F3 | Tạo một từ tự động cho từ đang chọn |
| Alt + F4 | Đóng cửa sổ Word |
| Alt + F5 | Phục hồi kích thước cửa sổ |
| Alt + F7 | Tìm lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản |
| Alt + F8 | Lệnh chạy một marco |
| Alt + F9 | Chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường |
| Alt + F10 | Phóng to cửa sổ văn bản Word |
| Alt + F11 | Hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic |
| Alt + Shift + F1 | Di chuyển đến trường phía trước |
| Alt + Shift + F2 | Lưu lại văn bản (giống với phím tắt Ctrl + S) |
| Alt + Shift + F9 | Chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những trường trong văn bản. |
| Alt + Shift + F11 | Hiện mã lệnh |
5. Thao tác với phím tắt SHIFT trong word
| Shift + -> (mũi tên phải) | Chọn 1 kí tự phía sau |
| Shift + <- (mũi tên trái) | Chọn 1 kí tự phía trước |
| Shift + mũi tên hướng lên | Chọn 1 hàng phía trên |
| Shift + mũi tên hướng xuống | Chọn 1 hàng phía dưới |
| Shift + F10 | Hiển thị menu chuột phải của đối tượng đang chọn. |
| Shift + Tab | Di chuyển đến mục đã chọn/ nhóm đã chọn phía trước. |
| Giữ Shift + các phím mũi tên | Thực hiện chọn nội dung của các ô |
| Shift + F8 | Giảm kích thước vùng chọn theo từng khối |
| Shift + F1 | Hiển thị con trỏ trợ giúp trực tiếp trên các đối tượng |
| Shift + F2 | Sao chép văn bản |
| Shift + F3 | Thực hiện chuyển đổi kiểu ký tự hoa – thành thường |
| Shift + F4 | Lặp lại hành động của lệnh Find, Goto |
| Shift + F5 | Di chuyển đến vị trí thay đổi mới nhất trong văn bản. |
| Shift + F6 | Di chuyển đến Panel hoặc Frame liền kề phía trước |
| Shift + F7 | Thực hiện lệnh tìm từ đồng nghĩa |
| Shift + F8 | Thu gọn vùng chọn |
| Shift + F9 | Chuyển đổi qua lại giữ đoạn mã và kết quả của một trường trong văn bản. |
| Shift + F10 | Hiển thị menu chuôt phải trên các đối tượng |
| Shift + F11 | Di chuyển đến trường liền kề phía trước. |
| Shift + F12 | Lưu tài liệu (giống với phím tắt Ctrl + S) |
6. Các phím tắt đơn hữu ích khác trong word
| Backspace | Thực hiện xóa 1 kí tự phía trước |
| Delete | Xóa 1 kí tự phía sau hoặc xóa đối tượng bạn đang chọn (rất hay dùng ✔) |
| Enter | Thực hiện lệnh (rất hay dùng ✔) |
| Tab | Di chuyển đến mục chọn/ nhóm chọn tiếp theo (rất hay dùng ✔) |
| Home, End | Lên đầu văn bản hoặc xuốn cuối văn bản (rất hay dùng ✔) |
| ESC | Thoát (rất hay dùng ✔) |
| Mũi tên lên | Lên trên một dòng (rất hay dùng ✔) |
| Mũi tên xuống | Xuống dưới 1 dòng (rất hay dùng ✔) |
| Mũi tên sang trái | Di chuyển dấu nháy về phía trước 1 ký tự (rất hay dùng ✔) |
| Mũi tên sang phải | Di chuyển dấu nháy về phía sau 1 ký tự (rất hay dùng ✔) |
| F1 | Trợ giúp – Help |
| F2 | Di chuyển văn bản hoặc hình ảnh bằng cách chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi bạn muốn di chuyển đến và nhấn Enter |
| F3 | Chèn chữ tự động (giống với chức năng Insert > AutoText trong word) |
| F4 | Lặp lại hành động gần nhất. |
| F5 | Thực hiện lệnh Goto (giống với menu Edit > Goto) |
| F6 | Di chuyển đến Panel hoặc Frame kế tiếp |
| F7 | Thực hiện lệnh kiểm tra chính tả |
| F8 | Mở rộng vùng chọn |
| F9 | Cập nhật cho những trường đã chọn |
| F10 | Kích hoạt menu lệnh |
| F11 | Di chuyển đến trường kế tiếp |
| F12 | Lệnh lưu lài liệu với tên khác (giống với chức năng File > Save As… ) |
TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHÍM TẮT TRONG WORD
Các phím tắt này không chỉ sử dụng trong Word mà bạn có thể sử dụng trong Excel, Power Point. Việc sử dụng phím tắt không khó, nhưng không phải ai cũng biết và ứng dụng vào công việc. Chỉ cần bạn nhớ một vài tư duy cơ bản và luyện tập thường xuyên, chắc chắn bạn sẽ thành thạo việc sử dụng phím tắt này, tiết kiệm thời gian khi làm việc.
Sử dụng phím tắt trong Word sẽ giúp bạn tối ưu được rất nhiều thời gian. Thao tác word nhanh chóng và thuận tiện hơn khi soạn thảo văn bản. Bên cạnh những việc giúp bạn thao tác với Word nhanh hơn, bạn nên tìm hiểu thêm những tính năng của Word để tận dụng những tính năng hữu ích này, phục vụ cho công việc của bạn. Bạn tham khảo một số chủ đề khác tại Blog Học Excel Online nhé
CÔNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT WORD
Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Microsoft Word đã trải qua rất nhiều phiên bản. Đây là phần mềm cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng; có các chương trình kiểm tra, gõ tắt, tìm kiếm,… và một số thao tác tự động khác; có chức năng tạo bảng biểu và sắp xếp dữ liệu, trộn thư,…
Trình soạn thảo Microsoft sẽ thực hiện kiểm tra chính tả và ngữ pháp để bạn có thể viết một cách tự tin. Nhận các đề xuất thông minh trong tổng quan trình soạn thảo ở Word và để trình soạn thảo hỗ trợ bạn trên các tài liệu, email và web. Nhận trợ giúp miễn phí với thông tin cơ bản về chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Nhận phản hồi cho ngữ pháp và văn phong nâng cao về sự rõ ràng, tính súc tích, mức độ trang trọng, từ vựng cùng các tính năng cao cấp khác
KHÁM PHÁ VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE
”Bộ Thất” ứng dụng văn phòng “Microsoft Office” với những giao diện thân thiện, hiện đại, cùng với nhiều tính năng mới, khả năng đồng bộ với “đám mây”. Từ gia đình tới doanh nghiệp, từ máy tính đến trang Web và các thiết bị trung gian; Microsoft đều cung cấp những công cụ bạn cần để tạo ra kết quả công việc tốt nhất.
Microsoft Office là gì?
Microsoft Office là bộ phần mềm các ứng dụng văn phòng hỗ trợ các công việc quản lý nhập dữ liệu, trình bày, thống kê dữ liệu được phát triển bởi tập đoàn đa quốc gia Microsoft – Tập đoàn hàng đầu thế giới về lĩnh vực phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin và dịch vụ máy tính.
Trong quá trình học tập và làm việc, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng hay nói cách khác là kỹ năng sử dụng phần mềm Office là vô cùng quan trọng và cần thiết cho tất cả mọi người. Sử dụng thành thạo bộ phần mềm Microsoft Office cũng là một trong những tiêu chí xét tuyển ứng viên của các nhà tuyển dụng tại các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Microsoft Office bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft OneNote và Microsoft Outlook. Đó là các ứng dụng soạn thảo văn bản, tạo bảng biểu hay ghi chú mà không thể thiếu trong tin học văn phòng.
Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word
Word là một chương trình soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn.
Ngoài ra, cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi .doc hoặc .docx và có thể mở rộng thêm các định dạnh như .txt, .html,…
Phần mềm bảng tính Microsoft Excel
Phần mềm này giúp tạo ra các bảng tính, cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Excel tìm hiểu mẫu hình của bạn, sắp xếp dữ liệu để giúp bạn tiết kiệm thời gian. Dễ dàng tạo bảng tính từ các mẫu hoặc tự tạo và sử dụng các công thức hiện đại để tính toán.
Các biểu đồ và đồ thị mới giúp bạn trình bày dữ liệu của mình thật thu hút, với định dạng, biểu đồ thu nhỏ và bảng để hiểu rõ hơn dữ liệu của bạn. Dễ dàng tạo dự báo để dự đoán các xu hướng chỉ bằng một thao tác bấm.
Giờ đây, bạn có thể thêm dữ liệu vào Excel trực tiếp từ ảnh. Khi sử dụng ứng dụng Excel, bạn chỉ cần chụp ảnh bảng dữ liệu trên giấy bằng thiết bị chạy Android hoặc iPhone4 và ảnh sẽ tự động chuyển đổi thành bảng hoàn toàn có thể chỉnh sửa trong Excel. Chức năng nhận dạng hình ảnh mới này giúp bạn không còn phải nhập dữ liệu trên giấy theo cách thủ công.
Công cụ này phù hợp cho những đối tượng soạn thảo tài liệu, tính toán các con số, phân tích dữ liệu gồm nhiều hàm thông dụng như Vlookup, Logic, SUM, AVG ,… cho phép bạn tính toán nhanh chóng mà ko cần sử dụng đến máy tính hay bất kì thiết bị nào khác hỗ trợ tính toán.
PowerPoint
Việc thiết kế trang chiếu chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Tạo trang chiếu được thiết kế đẹp mắt, ấn tượng với sự trợ giúp của Trình thiết kế và Ý tưởng trong PowerPoint. Đây là ứng dụng giúp các bạn có thể tạo các slide trình chiếu, thuyết trình… Ứng dụng này hỗ trợ các bạn rất nhiều tính năng giúp các bạn có một bài trình chiếu hoàn chỉnh nhất.
OneNote
OneNote như là cuốn sổ ghi chép lưu giữ mọi thông tin quan trọng từ cuộc sống ở nhà, ở nơi làm việc, ở trường cho đến công viên của bạn. Trong OneNote, sổ ghi chép của bạn sẽ không bao giờ bị hết giấy. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, in và chia sẻ sổ ghi chép này và chúng có tính năng tìm kiếm nhanh để gọi ra tức thì bất kỳ điều gì bạn muốn. Điều tuyệt vời nhất là, bạn có thể lưu giữ sổ ghi chép của mình trực tuyến và dùng chúng ở mọi nơi.
Outlook
Microsoft Outlook là một ứng dụng chủ yếu sử dụng để gửi và nhận email. Sử dụng lịch được tích hợp sẵn của Outlook để theo dõi các cuộc hẹn và sự kiện. Microsoft Outlook cũng có thể được sử dụng để quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau bao gồm lịch hẹn, nhiệm vụ, danh bạ và ghi chú.
- Outlook cho bạn khả năng kiểm soát quyền riêng tư của mình.
- Outlook hoạt động không ngừng nghỉ để giúp bảo vệ dữ liệu
- Sắp xếp khoa học cho cuộc sống bận rộn của bạn
- Định vị thư, mọi người và tài liệu với tính năng tìm kiếm của Outlook.
- Đơn giản hóa việc lên lịch bằng cách chia sẻ trạng thái sẵn sàng
- Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn bằng Microsoft To Do.
OneDrive
Làm việc nhanh hơn và thông minh hơn với bất cứ ai trong hoặc ngoài tổ chức của bạn. Chia sẻ tệp một cách bảo mật và làm việc cùng nhau trong thời gian thực bằng Word, Excel và PowerPoint trên web, thiết bị di động và máy tính. OneDrive có khả năng tạo, xem, chỉnh sửa và chia sẻ tệp mọi lúc mọi nơi với ứng dụng OneDrive dành cho thiết bị di động. Dễ dàng chụp bảng trắng và quét thư báo công việc, danh thiếp cùng các tài liệu bằng giấy khác để giữ an toàn.
Sao lưu và bảo vệ tệp của bạn với OneDrive. Bạn có thể dễ dàng khôi phục tệp do vô tình xóa hoặc các cuộc tấn công độc hại và người quản trị có thể quản lý chính sách bảo mật để giúp giữ thông tin của bạn an toàn.
Teams
Với Microsoft Teams, nhóm của bạn có thể:
- Trò chuyện từ mọi nơi: Chia sẻ ý kiến và cá tính của bạn. Gửi gif, nhãn dán và emoji trong cuộc trò chuyện nhóm hoặc tin nhắn trực tiếp.
- Họp từ mọi nơi: Chuyển ngay từ cuộc trò chuyện nhóm sang hội thảo video bằng một lần nhấn nút. Các nhóm 10 hoặc 10.000 thành viên có thể họp tại một nơi, bất kể họ đang ở nhiều nơi
- Gọi từ mọi nơi: Không bao giờ phải hét lên “ai vừa tham gia đấy?!” nữa. Sử dụng tính năng gọi điện trong Teams, Hệ thống Điện thoại, Gói Gọi điện2hoặc Định tuyến Trực tiếp để giảm căng thẳng cho các cuộc gọi hội thảo.
- Cộng tác từ mọi nơi: Không bao giờ làm được việc tìm kiếm tệp điên rồ đó lại một lần nữa. Trong Teams, bạn có thể truy nhập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu Word, tệp PowerPoint và Excel trong thời gian thực.
Bài viết trên đã tổng hợp cho bạn trọn bộ những phím tắt trong Microsoft Word giúp bạn thực hiện thao tác soạn thảo văn bản nhanh chóng thuận tiện nhất. Mọi thắc mắc bạn có thể để lại dưới comment để đội ngũ Ngọc Thắng giải đáp giúp bạn nhé. Chúc bạn thành công!
Tôi là Trần Đức Thắng, hiện đang là CEO & Co-Founder của Công Ty Ngọc Thắng. Tôi phát triển với nền tảng thiết kế website, SEO và Inbound Marketing. Hiện nay Ngọc Thắng cung cấp dịch vụ thiết kế website, SEO, quảng cáo Google Ads… Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án những năm qua, đội ngũ của Ngọc Thắng không ngừng nỗ lực mang đến những dịch vụ tốt với chi phí thấp nhất cho quý khách hàng.!
